Rabaty i prowizje od dostawców — jak się z tego rozliczać z klientem

Klient pyta wprost: „A ty dostajesz jakąś prowizję od tego sklepu?" — i w tym momencie widać, czy projektant ma odpowiedź przygotowaną, czy zaczyna się czerwienić. Rabaty i prowizje od dostawców to codzienność w tej branży, ale mało kto rozmawia o nich otwarcie, a jeszcze mniej osób ma to rozpisane w umowie. A szkoda, bo to jeden z najszybszych sposobów, żeby stracić zaufanie klienta budowane miesiącami.

Skąd w ogóle biorą się rabaty projektanckie

Prawie każdy większy sklep meblowy, showroom oświetleniowy czy hurtownia tkanin ma program rabatowy dla „branży" — architektów, projektantów wnętrz, czasem też firm wykończeniowych. Żeby się zakwalifikować, zwykle wystarczy prowadzona działalność gospodarcza w odpowiedniej branży i czasem portfolio. W zamian dostajesz rabat, którego nie widzi klient indywidualny wchodzący do salonu z ulicy.

Skala tych rabatów jest bardzo zróżnicowana. W popularnych sieciach meblowych to zwykle 10–15% od ceny katalogowej. W showroomach z markami premium — oświetlenie, meble tapicerowane robione na zamówienie, płytki — rabaty branżowe potrafią sięgać 20–30%, a przy stałej współpracy i większych wolumenach nawet więcej. Do tego dochodzą programy afiliacyjne w sklepach internetowych, gdzie projektant dostaje prowizję od wartości zamówienia złożonego przez link — zwykle 3–8%.

To wszystko jest legalne i powszechnie stosowane. Problem nie leży w samym fakcie istnienia rabatu — leży w tym, co projektant z nim robi i czy klient wie, na czym stoi.

Trzy modele — i dlaczego mieszanie ich jest najgorszym pomysłem

W praktyce spotyka się trzy podejścia do rozliczania rabatów. Każde jest obronialne, pod warunkiem że jest jasno ustalone z góry i stosowane konsekwentnie.

Model przezroczysty — rabat trafia do klienta. Kupujesz po cenie z rabatem, klient płaci cenę z rabatem (albo kupuje sam, korzystając z Twojego kodu czy poleconej karty rabatowej). Twoje wynagrodzenie jest całkowicie osobne — ryczałt, stawka za m² albo godzinowa, ustalona niezależnie od tego, ile kosztują produkty. Zaletą tego modelu jest to, że nie musisz się tłumaczyć z niczego — klient płaci mniej niż w sklepie, Ty zarabiasz na swojej pracy, nie na marży od mebli.

Model rabat jako część wynagrodzenia. Kupujesz z rabatem, sprzedajesz (albo zlecasz zakup) klientowi po cenie katalogowej — czyli tej, którą i tak by zapłacił, gdyby kupował sam. Różnica zostaje u Ciebie jako dodatkowe wynagrodzenie za koordynację zakupów. To bardzo częsty model, zwłaszcza przy niższych stawkach za samo projektowanie — rabat wyrównuje realną stawkę godzinową. Problem pojawia się wyłącznie wtedy, gdy klient się o tym dowiaduje przypadkiem, np. dzwoniąc bezpośrednio do sklepu i słysząc inną cenę.

Model narzutu. Kupujesz po cenie hurtowej lub z rabatem, sprzedajesz klientowi po cenie, którą sam ustalasz — niekoniecznie równej cenie katalogowej sklepu. To model stosowany częściej w projektach z produkcją na zamówienie (stolarnie, tapicerzy), gdzie nie ma jednej „oficjalnej" ceny referencyjnej, więc łatwiej go uzasadnić. Przy produktach z ogólnodostępnym cennikiem (IKEA, sieciowe sklepy meblowe) ten model jest ryzykowny — wystarczy, że klient sprawdzi cenę w internecie, żeby zobaczyć rozbieżność.

Wybierz jeden model i stosuj go we wszystkich projektach. Klient, który dowiaduje się od innego klienta lub ze sklepu, że w jego przypadku rozliczałeś się inaczej niż zwykle, będzie pytał dlaczego — i rzadko jest na to dobra odpowiedź poza „bo tak wyszło".

Co na to prawo i podatki

Tu warto rozróżnić dwie sytuacje, bo mają inne konsekwencje księgowe — i w razie wątpliwości zawsze warto to zweryfikować z własną księgową, bo interpretacje różnią się w zależności od formy działalności.

Klient płaci bezpośrednio sklepowi, a Ty dostajesz prowizję od dostawcy. To klasyczna prowizja partnerska — odrębny przychód z Twojej działalności, który dokumentujesz fakturą lub rachunkiem wystawionym na dostawcę. Część showroomów ma to sformalizowane (umowa partnerska, automatyczny przelew prowizji), część rozlicza to bardziej swobodnie — i to właśnie te swobodne ustalenia najczęściej kończą się problemem, bo nie ma śladu papierowego, gdy pojawia się pytanie skąd wzięła się kwota na koncie.

Ty kupujesz produkt na siebie (lub jako pośrednik) i odsprzedajesz klientowi. Wtedy wystawiasz klientowi fakturę na pełną kwotę sprzedaży — to Twój przychód, niezależnie od tego, ile sam zapłaciłeś dostawcy. Różnica między ceną zakupu a ceną sprzedaży jest marżą, którą rozliczasz tak samo jak każdy inny przychód z działalności. Nie da się tego „ominąć" księgowo — kwota na fakturze dla klienta musi odpowiadać temu, co faktycznie zapłacił.

Największym błędem, jaki tu widuję, nie jest wybór złego modelu — to całkowity brak dokumentacji. Rabat „na gębę", prowizja przelewana na konto prywatne bez faktury, różnica w cenie nieujęta nigdzie w papierach. To już nie jest kwestia zaufania klienta, tylko realne ryzyko przy ewentualnej kontroli.

Kiedy i jak o tym powiedzieć klientowi

Nie musisz na pierwszym spotkaniu wygłaszać wykładu o strukturze swojego wynagrodzenia. Ale warto mieć jedno zdanie gotowe na moment, w którym pojawi się temat zakupów — bo prędzej czy później się pojawi.

Jeśli stosujesz model przezroczysty: „Mam rabaty branżowe w części sklepów, z których korzystamy — przekazuję je bezpośrednio w cenie produktu, moje wynagrodzenie jest ustalone osobno i nie zależy od tego, co kupujemy." To zdanie kończy temat w dziesięć sekund i buduje zaufanie.

Jeśli stosujesz model rabatu jako części wynagrodzenia: „Przy zakupach korzystam z rabatów branżowych, które nie są dostępne dla klientów indywidualnych — to część mojego wynagrodzenia za koordynację i pilnowanie realizacji. Cena, którą widzisz na liście, to standardowa cena produktu." To też jest uczciwe — pod warunkiem że faktycznie tak jest, czyli klient nie płaci więcej niż zapłaciłby sam.

Czego unikać: udawania, że rabatów nie ma, kiedy klient pyta wprost. To pytanie pada częściej niż się wydaje, zwłaszcza przy większych budżetach — i jedna niezręczna, wymijająca odpowiedź potrafi zniszczyć wrażenie, które budowałeś przez cały projekt. Lepiej mieć gotową, spokojną odpowiedź niż improwizować w emocjach.

Zapisz to w umowie, nie tylko w rozmowie

Ustna deklaracja modelu rozliczeń jest lepsza niż nic, ale nie chroni Cię w razie sporu. Jedno zdanie w umowie eliminuje większość późniejszych nieporozumień:

• „Wynagrodzenie Projektanta nie jest uzależnione od wartości zakupionych produktów" — jeśli stosujesz model przezroczysty, to zdanie jednoznacznie zamyka temat dla klienta, który później zacznie się zastanawiać, czy droższe rekomendacje nie są przypadkiem w Twoim interesie.
• „Projektant korzysta z rabatów branżowych u wybranych dostawców, które stanowią część wynagrodzenia za koordynację zakupów" — jeśli stosujesz drugi model, ta klauzula daje Ci pełne prawo do zatrzymania rabatu bez konieczności tłumaczenia się przy każdym produkcie.
• Informacja o tym, kto wystawia faktury za produkty — sklep bezpośrednio klientowi, czy Ty jako pośrednik. To rozstrzyga wątpliwości podatkowe i porządkuje odpowiedzialność, np. przy reklamacji uszkodzonego towaru.

Więcej o tym, jak w ogóle budować umowę i zakres usługi już na etapie pierwszego spotkania, znajdziesz w artykule Pierwsze spotkanie z klientem — brief, budżet i ustalenie zakresu.

Jak to wygląda w kosztorysie

Niezależnie od wybranego modelu, kosztorys, który pokazujesz klientowi, powinien być spójny z tym, co ustaliliście w umowie. Jeśli obiecałeś przekazywać rabaty, a na liście produktowej widnieje cena wyższa niż ta w sklepie internetowym — nawet o 5% — klient prędzej czy później to zweryfikuje, bo sprawdzenie ceny w Google zajmuje mu trzydzieści sekund.

Dlatego warto trzymać ceny na liście produktowej aktualne i zgodne z rzeczywistością, a nie „orientacyjne z pamięci". Jeśli korzystasz z Listado, każdy produkt na liście ma jedną, aktualną cenę widoczną dla klienta obok statusu akceptacji — nie musisz pamiętać, którą wersję ceny komu pokazałeś, bo istnieje tylko jedna. To eliminuje sytuację, w której przypadkowa rozbieżność w cenie wygląda jak próba ukrycia marży, nawet jeśli nią nie jest.

Jak w ogóle budować rzetelny kosztorys produktowy — z buforem na niespodzianki i strukturą, która nie budzi wątpliwości klienta — opisuje Kosztorys produktowy — jak go przygotować i czego unikać.

Co zrobić, jeśli do tej pory rozliczałeś się „jakoś"

Jeśli czytasz to i uświadamiasz sobie, że przez ostatnie dwa lata rabaty trafiały na Twoje konto bez żadnej reguły — nie panikuj, ale zrób porządek zanim zacznie się kolejny projekt. Trzy kroki, które warto wykonać w tym tygodniu:

• Zdecyduj, który model stosujesz od teraz — i trzymaj się go we wszystkich nowych projektach, bez wyjątków „bo ten klient jest sympatyczny".
• Dodaj klauzulę do wzoru umowy, którego używasz, żeby nie musieć o tym pamiętać przy każdym nowym kliencie z osobna.
• Zapytaj księgową, jak udokumentować prowizje i rabaty zgodnie z Twoją formą działalności — to jednorazowa rozmowa, która oszczędza problemów przy ewentualnej kontroli.

Rabaty branżowe to jedna z niewielu realnych korzyści tego zawodu — nie ma powodu z nich rezygnować. Trzeba je tylko rozliczać w sposób, który wytrzyma pytanie zadane wprost, bez zająknięcia i bez tłumaczenia się na poczekaniu.