Umowa z klientem projektanta wnętrz — co musi się w niej znaleźć

Trzy tygodnie po podpisaniu umowy klientka pisze: „Dziękuję za dotychczasową współpracę, ale zdecydowaliśmy się nie kontynuować projektu. Proszę o zwrot zaliczki." Projektant otwiera umowę — dwie strony ściągnięte z internetu, podpisane w pośpiechu na pierwszym spotkaniu — i nie znajduje w niej ani słowa o tym, co się dzieje w takiej sytuacji. Zaliczka wraca. Czterdzieści godzin pracy koncepcyjnej zostaje niezapłacone.

Umowa na dwóch stronach to nie zabezpieczenie, to iluzja zabezpieczenia

Większość projektantów ma jakąś umowę — rzadko która nie ma nic na piśmie. Problem nie leży w braku dokumentu, tylko w tym, że dokument został pobrany z grupy na Facebooku, ma pięć akapitów i nie odnosi się do żadnej z sytuacji, które faktycznie zdarzają się w projekcie wnętrza: rezygnacji w trakcie, sporu o to czyj jest projekt po zakończeniu współpracy, klienta który zmienia zdanie po dziesiątej wersji koncepcji.

Dobra umowa nie jest po to, żeby zniechęcić klienta formalnościami. Jest po to, żeby w dniu, w którym coś pójdzie nie tak — a przy wystarczającej liczbie projektów zawsze w końcu coś idzie nie tak — obie strony wiedziały dokładnie, na czym stoją, zamiast negocjować od zera pod presją emocji.

Umowa o dzieło czy zlecenie — to pierwsza decyzja, nie formalność

Zanim zajmiesz się klauzulami szczegółowymi, ustal podstawę prawną, bo od niej zależy reszta konstrukcji umowy. Umowa o dzieło pasuje do pracy, która kończy się konkretnym, policzalnym rezultatem — projekt koncepcyjny, dokumentacja wykonawcza, kompletny kosztorys. Rozliczasz się za efekt, nie za czas spędzony nad nim. Umowa zlecenia pasuje do działań, których nie da się tak łatwo zamknąć w jednym rezultacie — nadzór autorski rozłożony na miesiące, bieżące doradztwo przy zakupach, koordynacja z ekipą wykonawczą. Tu rozliczasz staranne działanie, nie gwarantowany efekt.

W praktyce wielu projektantów miesza oba elementy w jednym kontrakcie i to jest w porządku — ale warto to zrobić świadomie, jednym zdaniem rozdzielającym: „Etap koncepcji i dokumentacji rozliczany jest jako dzieło, etap nadzoru autorskiego jako zlecenie, płatne miesięcznie." Ma to też znaczenie podatkowe i pod kątem ZUS, więc jeśli rozliczasz się w większej skali, ta decyzja jest warta rozmowy z księgową, nie tylko z prawnikiem.

Zakres — powtórzenie tego, co ustaliliście na spotkaniu, nie nowa rozmowa

Umowa nie jest miejscem, gdzie zakres ustala się od nowa. Jest miejscem, gdzie to, co ustaliliście na pierwszym spotkaniu, zostaje zapisane w formie, do której oboje możecie wrócić za dwa miesiące. Jeśli na spotkaniu brief był mglisty, umowa też będzie mglista — i to właśnie ten moment, w którym trzeba dopytać, zanim się podpisze, a nie liczyć, że jakoś się dogadacie po drodze. Jak zbudować konkretny brief na starcie, opisuje Pierwsze spotkanie z klientem — brief, budżet i ustalenie zakresu.

W umowie zakres powinien mieć formę listy, nie akapitu opisowego: „koncepcja przestrzenna dla salonu, kuchni i sypialni; dobór materiałów wykończeniowych; dokumentacja techniczna dla wykonawcy; dwie wizyty nadzoru autorskiego podczas realizacji." Każdy punkt to jedno zdanie, konkretne na tyle, żeby dało się jednoznacznie stwierdzić, czy zostało zrobione, czy nie.

Osobno zapisz, ile rund poprawek jest w cenie — dwie, trzy, „do skutku w ramach pierwszej koncepcji". Bez tej liczby klient ma nieograniczone prawo do poprawek, a Ty pracujesz nad piątą wersją tego samego salonu za pierwotną stawkę.

Zaliczka i harmonogram płatności — bez ogólników

„Płatność w ratach" nic nie znaczy. Konkretny zapis wygląda tak: 30% zaliczki przy podpisaniu umowy, 40% po akceptacji koncepcji, 30% po dostarczeniu dokumentacji końcowej. Każda transza ma przypisany moment — nie datę kalendarzową, tylko zdarzenie w projekcie, bo terminy kalendarzowe przesuwają się razem z projektem, a powiązanie z etapem nie.

Najważniejsze zdanie, którego brakuje w większości umów pobranych z internetu: co się dzieje z zaliczką, jeśli klient zrezygnuje w trakcie. Standardowa i uczciwa dla obu stron praktyka: zaliczka pokrywa czas już włożony w projekt i nie podlega zwrotowi po rozpoczęciu prac koncepcyjnych, natomiast jeśli klient rezygnuje przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy — zaliczka wraca w całości lub części, zgodnie z tym co zapiszecie. Ten jeden zapis rozstrzyga spór, zanim ten w ogóle powstanie.

Dodaj do umowy zdanie o karze umownej za opóźnienie w płatności — np. odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki powyżej 7 dni od terminu. Rzadko kiedy z niej korzystasz, ale jej obecność w umowie sama w sobie dyscyplinuje terminowość płatności.

Prawa autorskie — kto może użyć projektu i gdzie

To klauzula, którą pomija najwięcej projektantów, a konsekwencje jej braku bywają dotkliwe. Zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych, projekt wnętrza jako utwór należy domyślnie do jego twórcy — czyli do Ciebie — nawet jeśli klient za niego zapłacił. Sama zapłata nie przenosi praw autorskich automatycznie. Bez wyraźnego zapisu w umowie klient technicznie nie ma prawa np. przekazać Twojego projektu innej ekipie do realizacji w innym mieszkaniu ani odsprzedać go dalej.

Umowa powinna jasno określać, na co klient dostaje licencję: zwykle jest to prawo do jednorazowej realizacji projektu we wskazanej nieruchomości, bez prawa do dalszego powielania czy odsprzedaży dokumentacji. To chroni Ciebie przed sytuacją, w której Twój unikalny układ kuchni pojawia się rok później u sąsiada, bo klient „pożyczył" dokumentację.

Drugi kierunek tej samej klauzuli działa na Twoją korzyść: zgoda klienta na wykorzystanie zdjęć zrealizowanego wnętrza w Twoim portfolio i mediach społecznościowych. Część klientów, szczególnie tych ceniących prywatność, się na to nie zgadza — i to jest ich prawo, ale lepiej wiedzieć to przed podpisaniem umowy niż po sesji zdjęciowej, kiedy okazuje się, że nie możesz pokazać najlepszej realizacji w portfolio.

Prawo odstąpienia w 14 dni — pułapka, o której mało kto wie

To punkt, który zaskakuje nawet doświadczonych projektantów. Jeśli Twój klient jest osobą prywatną (konsumentem) i umowę zawieracie na odległość — mailowo, przez formularz na stronie, telefonicznie — albo poza Twoim stałym miejscem prowadzenia działalności, np. w mieszkaniu klienta, to zgodnie z ustawą o prawach konsumenta klientowi przysługuje 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny, nawet jeśli już ją podpisał i wpłacił zaliczkę.

Rozwiązanie jest proste, ale trzeba je świadomie wpisać do umowy: poproś klienta o wyraźne oświadczenie, że wnosi o rozpoczęcie realizacji usługi przed upływem terminu odstąpienia i że jest świadomy, iż w takim wypadku traci prawo do odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi (a przy usłudze wykonanej częściowo — zapłaci proporcjonalnie za tę część). Bez takiego zapisu klient teoretycznie może odstąpić od umowy nawet po dwóch tygodniach pracy nad koncepcją i domagać się zwrotu całej zaliczki. Ten jeden akapit w umowie kosztuje kilka minut, a chroni przed naprawdę nieprzyjemnym scenariuszem.

Zmiany zakresu w trakcie — kiedy „przy okazji" przestaje być darmowe

Projekty rzadko przebiegają dokładnie według pierwotnego zakresu. Klient w trakcie realizacji chce dodać garderobę, której nie było w pierwotnym brief, albo zmienia zdanie co do całej koncepcji kuchni po zaakceptowaniu jej trzy tygodnie wcześniej. Umowa powinna mieć prosty mechanizm na taką sytuację: zmiany wykraczające poza ustalony zakres i liczbę iteracji rozliczane są dodatkowo, według stawki godzinowej wskazanej w umowie.

Warto tę stawkę wpisać z góry, żeby nie negocjować jej w emocjach w połowie projektu. Jeśli Twoja stawka projektowa to np. 200 zł/h, wpisz to wprost jako punkt odniesienia dla dodatkowych zmian — to samo dotyczy fundamentu Twojej wyceny, o czym więcej w artykule Jak wycenić projekt wnętrza — modele, stawki i błędy których warto unikać.

Odpowiedzialność — gdzie kończy się Twoja praca, a zaczyna wykonawcy

Klient, u którego ekipa budowlana źle zamontowała oświetlenie punktowe, czasem szuka winnego u projektanta, mimo że to wykonawca popełnił błąd montażowy. Umowa powinna wyraźnie rozgraniczać: Twoja odpowiedzialność dotyczy poprawności i kompletności dokumentacji projektowej, natomiast wykonanie prac budowlanych i montażowych jest odpowiedzialnością wykonawcy wskazanego lub zaakceptowanego przez klienta. Jedno zdanie w tym miejscu oszczędza Ci później długiej rozmowy tłumaczącej, że nie stałeś przy każdym wkręcie.

Checklist przed podpisaniem — dziesięć punktów do sprawdzenia

• Podstawa prawna — umowa o dzieło, zlecenia, czy oba etapy rozdzielone
• Zakres w punktach — konkretna lista, nie ogólny opis
• Liczba rund poprawek — jasno określona liczba, nie „do skutku"
• Harmonogram płatności — transze powiązane z etapami, nie tylko z datami
• Los zaliczki przy rezygnacji — kto, kiedy i ile zatrzymuje
• Prawa autorskie — zakres licencji dla klienta, zgoda na portfolio dla Ciebie
• Oświadczenie o rozpoczęciu usługi przed upływem 14 dni — jeśli klient jest konsumentem
• Stawka za zmiany poza zakresem — konkretna liczba, nie „do ustalenia"
• Granica odpowiedzialności — projekt kontra wykonawstwo
• Termin i skutki opóźnień — co się dzieje, gdy klient nie dostarcza materiałów na czas

Jeśli którykolwiek z tych punktów jest pusty w Twojej obecnej umowie, to nie znaczy, że trzeba pisać wszystko od zera — wystarczy dopisać brakujący akapit i skonsultować całość z prawnikiem specjalizującym się w umowach o świadczenie usług, jednorazowo, żeby mieć pewność, że zapisy są egzekwowalne w Twojej konkretnej sytuacji.

Umowa i dokumentacja akceptacji działają razem, nie zamiast siebie

Dobra umowa ustala zasady gry na starcie, ale spory o konkrety — który dokładnie fotel został zaakceptowany, kiedy klient zmienił zdanie — rozstrzyga dokumentacja z bieżącej pracy, nie sam kontrakt. Historia decyzji klienta, zapisana przy każdej pozycji na liście produktowej, jest właśnie takim dowodem: widać dokładnie co i kiedy zostało zaakceptowane, bez przeszukiwania wiadomości sprzed dwóch miesięcy. To jeden z powodów, dla których warto prowadzić listy produktowe w jednym, uporządkowanym miejscu zamiast w rozproszonych plikach i wiadomościach — więcej o tym w Jak tworzyć profesjonalne listy produktów dla klientów.

Umowa chroni Cię prawnie. Udokumentowana historia pracy chroni Cię faktycznie, w dniu, w którym trzeba komuś przypomnieć, co dokładnie ustaliliście. Razem dają Ci coś, czego pojedynczy dokument nigdy nie zapewni — spokój, że nawet trudna rozmowa z klientem ma twarde podstawy, a nie tylko czyjąś pamięć.